අන්‍යෝන්‍ය උදව් - help center > සාමාන්‍ය - general assistance

Learning MS Access..!

(1/2) > >>

w乇乃ᄊム丂イ乇尺:
Microsoft Access දුරස්ථ ඉගෙනුම් පෙළ


"Microsoft Access" කියන්නේ මයික්‍රොසොෆ්ට් "Office" මෘදුකාංග කට්ටලයේ මෘදුකාංග අතරින්, දත්ත සමුදායයන් කළමනාකරණය ( database management )  කරන්න භාවිතා කරන මෘදුකාංගයයි.
"Microsoft Access" මගින් කලින් නිර්ණය කරන ලද හැඩතල මගින් (by using wizard), සැලසුම් අච්චුවක් මගින් (in design view) වගේම ඔබට අවශ්‍ය විදියටත් (by entering data) දත්ත සමුදායයන් නිර්මාණය (create database) කරගන්න පුළුවන්.

ඉස්සර වෙලාම අපි "Microsoft Access" මෘදුකාංගයේ ප්‍රධාන අංග (elements) අඳුනා ගනිමු.

(අපි මේ ඔබව දැනුවත් කරන්නේ "2003" පිළිබඳවයි. ඉන් පෙර සහ පසු අනුවාද (versions) මෙයට වඩා සුළු වශයෙන් වෙනස් වෙන්න පුළුවන උනත්, ප්‍රධාන ක්‍රියාකාරකම් සහ අංග වල වෙනසක් නැහැ.)


1. "Microsoft Access" විවෘත කිරීම (open) (පහත ක්‍රම වලින් එකක් තෝරගන්න ) :

- ඔබේ පරිගණක පුවරුවේ පහල වම් කෙලවරේ ඇති "Start" බොත්තම එබුවාම, මෙනුවක් දිගහැරේවි, ඉන්පසු මේ පිළිවෙල අනුගමනය කරන්න...

Programs >> Microsoft Office >> Microsoft Access

නැත්නම්,
- ඔබේ පරිගණක පුවරුවේ ඇති "Microsoft Access" සඳහා වන කෙටිමග නිරූපකය (shortcut icon) තෝරාගන්න .


2. "Microsoft Access" සංවෘත කිරීම (close)  (පහත ක්‍රම වලින් එකක් තෝරගන්න ) :

- "Microsoft Access" කවුළුවේ (window) දකුණු ඉහල කෙළවරේ ඇති මේ බොත්තම ඔබන්න.

- යතුරු පුවරුවේ (keyboard) "Alt" සහ "F4" යතුරු (keys) දෙකම එකවිට (Alt + F4) ඔබන්න

- "Microsoft Access" කවුළුවේ වම් කෙළවරේ "File"මෙනුවෙන් "Exit" අනු මෙනුව තෝරාගන්න


3. "Microsoft Access" ප්‍රධාන කවුළුවේ (main window) මූලික අංග (elements) අඳුනා ගනිමු.
 (පහත රූපය බලන්න )




>> නාම තීරුව (title bar) : ක්‍රමලේඛයේ නම (name of the program) අඩංගු වෙයි. එහි දකුණු පස කෙළවරට වන්නට ඇති බොත්තම් තුන පිළිවෙලින් මෙසේයි.
- හකුලන්න (minimize)
- විහිදන්න (maximize / restore)
- වසන්න (close)


>> මෙනු තීරුව (menu bar) : "Microsoft Access" හී සියළු විධානයන් (commands) පතන මෙනු (drop down menus) ලෙස පිළියෙල කොට ඇත.

උදා: "File" මෙනුවේ අදාල සියළු අනු මෙනු (sub menu), එහි පතන ලැයිස්තුවේ (drop down list) දැක්වේ

මේ සෑම මෙනුවකටම එක් අකුරක් යටින් ඉරි ඇඳ (underlined) ඇත. එයින් අදහස් කෙරෙන්නේ යතුරු පුවරුවේ (keyboard) "Alt" යතුර සහ ඒ යටින් ඉරි ඇඳි යතුර එකවර එබීමෙන්, අදාල මෙනුවට ලඟා විය හැකි බවයි. ( access the option directly by pressing simultaneously the Alt key and the underlined letter)

- File (Alt + F)

- Edit (Alt + E)

- View  (Alt + V)

- Insert  (Alt + I)

- Tools  (Alt + T)

- Window  (Alt + W)

- Help  (Alt + H)



>> මෙවලම් තීරුව (tool bar) : "Microsoft Access" හී සුලභව භාවිතාවන විධානයන් (commands)වෙත විගසින් ප්‍රවේශ වීමට (access immediately) වෙන් වෙන්ව බොත්තම් ඇත

උදා:  Save    Print


>> තත්ව තීරුව (status bar) : ඔබේ පරිගණක තීරයේ පහතින්ම දැක්වෙන තත්ව තීරුව ඒ එක් එක් අවස්ථාවේ අප විසින් සක්‍රීයව මෙහෙයවන යෙදුමට අදාල තොරතුරු (contains indications / information about the state of the application) නිරූපණය කරයි

w乇乃ᄊム丂イ乇尺:
මේ ඔබට කියා දෙන්න හදන්නේ සරල දත්ත සමුදායක් නිර්මාණය කරගන්නා ආකාරය (Create a Database)

1 වන ක්‍රමය (සැලසුම් අච්චුවක් මගින් (design view) )

1 වන පියවර :  පහත රූපයේ දැක්වෙන ආකාරයට "File" මෙනුවෙන් "New" අනු මෙනුව තෝරාගන්න.



2 වන පියවර : ඉන්පසු ඉහත රූපයේ දැක්වෙන පරිදි "Blank Database" යොමුව තෝරගන්න.


3 වන පියවර : එවිට ඔබට දිස් වේවි,  සංවාද කොටුවක්.(dialog box)
අළුතින් නිර්මාණය කරන දත්ත සමුදාය (database)ඔබේ පරිගණකය තුල ගබඩා කරන්න (save)ෆෝල්ඩරයක් පෙන්වා "Create" බොත්තම ඔබන්න..




4 වන පියවර : ඉන්පසු ඔබට පහත රූපයේ දැක්වෙන  කවුළුව දිස්වේවි. දත්ත සමුදාය (database) තුල දත්ත වගුවක් (data table) නිර්මාණය කරන්න, රූපයේ පරිදි "Create table in Design view" යොමුව තෝරාගන්න.



5 වන පියවර : ඉන්පසු ඔබට දිස්වන්නේ, දත්ත වගුව සකසන්න අදාල වෙන කවුළුවක්.
මේ කවුළුවේ පහළින්ම දිස්වන "General" සහ "Lookup" පටිති සෑම දත්ත ක්ෂේත්‍රයකටම අදාල අතිරේක ගුණාංග (additional properties of each data field) සඳහන් කළ හැකියි.



පහත දක්වා ඇති පරිදි දත්ත වගුවට අදාල දත්ත ක්ෂේත්‍රයකටම (data field), ඒවායේ අඩංගු වන දත්ත ආකෘති (data format) සහ දත්ත තීරයන්හී විස්තරයක් (description) ඇතුළු කරන්න.



දත්ත ආකෘති සෑම කොටුවකම (cell) ඇති පතන ලැයිස්තුවෙන් (drop down list) තෝරා ගන්න.

6 වන පියවර : සෑම දත්ත වගුවකටම ප්‍රාථමික මූලයක් (primary key) නියම කරන්නේ නම් වඩා පහසුයි. නමුත් එය අනිවාර්ය නැහැ.

ප්‍රාථමික මූලයක් නියම කිරීම (assign a primary key) සඳහා පහත පියවර අනුගමනය කරන්න.

(1 ) පළමුව, ප්‍රාථමික මූලය ලෙස නම් කිරීමට ඔබ සිතන දත්ත ක්ෂේත්‍රය තෝරාගන්න (select the data field).

(2 ) ඉන්පසුව රූපයේ දක්වා ඇති පරිදි "Primary Key" නිරූපකය (icon) මෙවලම් තීරුවෙන් (tool menu) තෝරන්න.



(ප්‍රාථමික මූලය ලෙස නම් කල ක්ෂේත්‍රයේ කිසිදු කොටුවක අගයයන් පුනරාවර්තනය වීමක් (value repetition) හෝ අභිශුන්‍ය අගයයන් (null values) පැවතිය නොහැකියි.)

වගුවේ සැකැස්ම නිර්මාණය කර අවසන් වූ පසු, දත්ත වගුව නම් කර ගබඩා කලයුතුය. (save the table)
ඒ සඳහා පහත රූප රාමු වල පරිදි, "Save" නිරූපකය (icon) මෙවලම් තීරුවෙන් (tool bar) තෝරාගෙන, දත්ත වගුවට නමක් සපයා, "OK" බොත්තම ක්ලික් කරන්න.





>> ඔබ විසින් ප්‍රාථමික මූලය සඳහන් නොකර දත්ත වගුව ගබඩා කරන්නට යන විටෙක, ඔබට පහත පරිදි සංවාද කොටුවක් (dialog box) දිස්වේවි.



ඔබ විසින් දත්ත වගුවට ප්‍රාථමික මූලයක් නියම කර නැති බැවින් පද්ධතිය විසින් ප්‍රාථමික මූලයක් නිර්මාණය කරන්න දැයි එම සංවාද කොටුව ඔබෙන් විමසනවා.

ඔබ තෝරාගන්නේ "Yes" බොත්තම නම්, ඔබේ දත්ත වගුව තුල අනුක්‍රමයෙන් අගය වර්ධනය වන (Autonumber) ක්ෂේත්‍රයක් (field) ප්‍රාථමික මූලය ලෙස (define as primary key) නිර්මාණය වේවි.

ඔබේ තෝරාගත්තේ "No" බොත්තම නම්, ප්‍රාථමික මූලයක් රහිතව දත්ත වගුව නිර්මාණය වේවි (saved without a primary key).


දත්ත වගුව නිර්මාණය වූ පසු එය පහත රූපයේ පරිදි ලැයිස්තුගත වී දිස්වේවි.



ඔබට එම වගුවට දත්ත ඇතුලත් කිරීමට (enter data to the table) අවශ්‍ය නම්, අදාල වගුවේ නම මත "double click" කරන්න.
එවිට විවෘත වන්නේ ඔබ නිර්මාණය කල, දත්ත රහිත වගුවයි.



රූපයේ පරිදි එක් එක් කොටුවට අදාල දත්ත ඇතුලත් කොට, "Save" නිරූපකය (icon) මගින් අදාල දත්ත ගබඩා කරන්න.

w乇乃ᄊム丂イ乇尺:
2 වන ක්‍රමය : පූර්ව ලෙස නිර්ණය කරන ලද දත්ත වගු ආකෘතියක් මගින් (using wizard)



1 වන පියවර : ඉහත රූපයේ පරිදි " create table by using wizard " යොමුව තෝරාගන්න.

2 වන පියවර : ඉන්පසුව ඔබට දිස්වේවි පහත පරිදි සංවාද කොටුවක්.



ආදර්ශ දත්ත වගු (sample tables) සහ ඒ එක එකෙහි අඩංගු ක්ෂේත්‍ර (sample fields) මේ සංවාද කොටුවේ ලැයිස්තුගත කර ඇති අතර, ඔබ නිර්මාණය කරන දත්ත වගුවට අවශ්‍ය වන ක්ෂේත්‍ර ඒ අතරින් ඔබට තෝරාගන්න පුළුවන්.
(choose the sample table and sample fields you want to include in your new table)

>> ව්‍යාපාර (Business), පෞද්ගලික (Personal) යන දත්ත වගු වර්ග දෙකෙන් එකක් ඔබේ කැමැත්ත සහ අවශ්‍යතාවය අනුව තෝරාගන්න.
(select a table category, either Business or Personal)

>> එයට අදාලව ආදර්ශ දත්ත වගු "Sample Tables" කොටුවේ ලැයිස්තුගත වේවි. ඉන් ඔබ තෝරාගන්නා දත්ත වගුවට අදාලව එක එකක අඩංගු ක්ෂේත්‍ර "Sample Fields" තුල පෙන්වාවි.
(select a sample table from “Sample Tables” box and the fields that table will be listed out in “sample tables” box)

>> ඔබේ අළුත් දත්ත වගුවට අවශ්‍ය ක්ෂේත්‍ර එයින් තෝරාගෙන "Fields in my new table" කොටුවට යොමු කරන්න.

- තෝරාගත් ක්ෂේත්‍ර එකින් එක යොමු කරන්න
(include chosen fields one by one)
 
- "Sample Fields" ලැයිස්තුවේ ඇති සියළු ක්ෂේත්‍ර එකවිට "Fields in my new table" වෙත යොමු කරන්න.

(include all the fields in “Sample Fields” into “Fields in my new table")

- ඔබට අනවශ්‍ය ක්ෂේත්‍ර " Fields in my new table" සිට ආපසු "Sample Fields" වෙත යොමු කරන්න

- " Fields in my new table " ඇති සියළු ක්ෂේත්‍ර ආපසු "Sample Fields" වෙත යොමු කරන්න


ඔබට මෙහිදී, දත්ත වගු ඕනෑම ගණනකින් ක්ෂේත්‍ර තෝරාගෙන ඔබේ අළුත් වගුවට එකතු කරන්න පුළුවන්. (can include fields from more than one sample table)
ඔබට අනවශ්‍ය ක්ෂේත්‍රයක් පසුව ඉවත් කරන්නටත් හැකියි. (can delete a field later)



"Rename Field" යොමුව මගින් තෝරාගත් ක්ෂේත්‍රයක් සඳහා වෙනත් නමක් ලබාදිය හැකියි.

ඔබට අවශ්‍ය ක්ෂේත්‍ර සියල්ල තොරාගත් පසු, "Next" බොත්තම ඔබන්න.


3 වන පියවර : ඔබේ දත්ත වගුවට නමක් (name the table) යොදන්න.



දත්ත වගුව සඳහා ප්‍රාථමික මූලයක් (Primary Key) නම් කිරීමට ඔබට විකල්ප දෙකක් මෙහි දැක්වෙනවා.

>> පද්ධතිය මගින් ප්‍රාථමික මූලය නම් කිරීමට අවශ්‍ය නම් "Yes, set a primary key for me" යොමුව තෝරාගන්න.

>> ප්‍රාථමික මූලය ඔබ විසින් නම් කරනවා නම් "No, I’ll set the primary key" යොමුව තෝරාගන්න.

ඉන්පසු "Next" බොත්තම තෝරාගන්න.


4 වන පියවර : පහත දිස්වන සංවාද කොටුවේ පතන ලැයිස්තුවෙන් ප්‍රාථමික මූලය සඳහා ඔබ නම් කරන ක්ෂේත්‍රය තෝරන්න. (select the field to name as the Primary Key)



එම ක්ෂේත්‍රයට අඩංගු වන අගයයන් හී දත්ත වර්ග (type of data) නිර්ණය කිරීමට ඔබට විකල්ප 3ක් දිස්වේවි.

>> අනුක්‍රමයෙන් වැඩිවන ලෙස අංක ස්වයංක්‍රීයව ඇතුළු කරන්නට නම් "Consecutive numbers Microsoft Access assigns automatically to new records" යොමුව තෝරන්න.

>> අදාල ක්ෂේත්‍රය සඳහා ඔබ ඇතුළු කරන්නේ අංක පමණක් නම් "Numbers I enter when I add new records" යොමුව තෝරන්න.

>> අදාල ක්ෂේත්‍රය සඳහා ඔබ අංක සහ අකුරු දෙවර්ගයම ඇතුළු කරන්නේ නම් "Numbers and/or letters I enter when I add new records" යොමුව තෝරන්න.


ඔබට අවශ්‍ය ක්ෂේත්‍ර සියල්ල තොරාගත් පසු, "Next" බොත්තම ඔබන්න.


*~* ඉහත 2 වන පියවරෙහි සඳහන් පරිදි, දත්ත වගුවට අදාල වන ක්ෂේත්‍ර තෝරාගත් පසු ඉන් ඉදිරියට නොගොස් ඕනෑම අවස්ථාවක "Finish" බොත්තම තෝරාගැනීමෙන්, ඔබට දත්ත වගුව නිර්මාණය කර දත්ත ඇතුළු කල හැකියි.

"Next" බොත්තම තෝරා ගැනීමෙන් ඉදිරි පියවර වෙත ඔබ යොමු වූ විට ඔබෙන් විමසන්නේ දත්ත වගුවට අදාල තරමක් සංකීර්ණ තොරතුරු.

එබැවින් ඒවා ඔබට අනවශ්‍ය හෝ අපැහැදිලි නම් 2 වන පියවරෙන් පසුව "Finish" බොත්තම තෝරාගෙන, දත්ත වගුව නිර්මාණය කරගන්න..

පහත පරිදි දත්ත ඇතුළු කරන්න.
ප්‍රාථමික මූලය ලෙස ඔබ සඳහන් කල ක්ෂේත්‍රයට ස්වයංක්‍රීයව අගයයන් අනුක්‍රමයෙන් ඇතුළු වේවි..




(අදාල සංකීර්ණ කාරණා අපි ඉදිරි සටහන් වලින් විස්තර කරන්නම් …)

w乇乃ᄊム丂イ乇尺:
 3 වන ක්‍රමය : දත්ත වගුවට කෙලින්ම දත්ත ඇතුලත් කිරීම මගින් (by entering data directly)

1 වන පියවර : රූපයේ පරිදි "Create table by entering data" යොමුව තෝරාගන්න.



2 වන පියවර : දත්ත වගුවේ ක්ෂේත්‍ර නම් කිරීමට, "Field1", "Field2" ආදී වශයෙන් වු ක්ෂේත්‍ර හෙඩිම (Field headings)මත "double click" කර ඔබට අවශ්‍ය පරිදි නම් කරන්න.



දත්ත ඇතුලත් කිරීමෙන් පසු, "Save" යොමුව මගින් දත්ත වගුව නම් කර, එයට ප්‍රාථමික මූලයක් ලබාදී (Primary Key), ඔබ ඇතුළු කල දත්ත ගබඩා කරන්න.

w乇乃ᄊム丂イ乇尺:
දත්ත වගුවක සැකැස්ම වෙනස් කිරීම (Modifying the design of a Table)

ඔබ විසින් සකසන ලද දත්ත වගුවකට අලුතින් ක්ෂේත්‍රයක් එක් කිරීමට (add a column), පවතින ක්ෂේත්‍රයක් ඉවත් කිරීමට (remove / delete an existing column) හෝ වන කවර හෝ වෙනස්කමක් කිරීමට ඔබට අවශ්‍ය වූ විට, පහත විස්තර උපයෝගී වේවි.

>> පළමුව ඔබ දත්ත වගුව අඩංගු දත්ත වගුව විවෘත කරගත යුතුයි.(open the database)
ඒ සඳහා පහත රූපයේ ලෙස 1 වන හෝ 2 වන ක්‍රම වලින් එකක් භාවිතා කරන්න.



1 - මෙවලම් තීරුවෙන් (tool bar) "Open" යොමුව හෝ "File" මෙනුවෙන් "Open" අනු මෙනුව තෝරාගන්න.

2 - ඔබ නිර්මාණය කරගත් දත්ත සමුදායේ නම (name of the database) තෝරාගන්න.

>> ඉන්පසු, ඔබට වෙනස් කිරීමට අවශ්‍ය දත්ත වගුව තෝරාගෙන, පහත රූපයේ දැක්වෙන පරිදි "Design" බොත්තම ඔබන්න.




*~* අළුතින් ක්ෂේත්‍රයක් එක් කිරීම (add a new column)

1 වන ක්‍රමය : දත්ත වගුවේ අවසානයට අළුත් ක්ෂේත්‍රය, එහි දත්ත වර්ගය සහ විස්තරය එක් කරන්න. (go to the end of the table and type in the new field definition)



2 වන ක්‍රමය : ඔබට එම ක්ෂේත්‍රය එක් කරන්නට අවශ්‍ය වන්නේ දැනට පවතින ක්ෂේත්‍ර අතරට නම් ;
පළමුව එම අළුත් ක්ෂේත්‍රය එක් විය යුතු ස්ථානයට පහළින් ඇති ක්ෂේත්‍රය තෝරන්න. (if the new column should come in between two columns, select the column which comes below the new column)
දෙවනුව, රූපයේ පරිදි "Insert Rows" බොත්තම මගින් නව පේළිය එක් කර එහි නම,  දත්ත වර්ගය සහ විස්තරය ඇතුළු කරන්න.



(සැලකිය යුතුය: "Insert Rows" යොමුව මගින් අළුත් පේලි එක්වන්නේ තෝරාගත් ක්ෂේත්‍රයට ඉහළිනි.  ("Insert Rows" option adds a new column above the selected column) )


~*~ පවතින ක්ෂේත්‍රයක් ඉවත් කිරීම (remove/delete and existing column)

1 වන ක්‍රමය : රූපයේ පරිදි, ඔබට ඉවත් කිරීමට අවශ්‍ය ක්ෂේත්‍රය තෝරාගෙන, "Delete Rows" බොත්තම ඔබන්න. (position the cursor on the field to be removed and click "Delete Rows" option )



2 වන ක්‍රමය : ඔබට ඉවත් කිරීමට අවශ්‍ය ක්ෂේත්‍රයට අදාල මුළු පේලියම තෝරාගන්න. (select the whole row corresponding the field) ඉන්පසු, යතුරු පුවරුවේ (keyboard) "Delete" යතුර ( Delete key) ඔබන්න.



එම ක්ෂේත්‍රය සහ එහි ගබඩා කර තිබූ දත්ත සියල්ල ඉවත් වේවි. (The field, as well as the data stored in it will be erased from the table.)
ඉන්පසු "Save" යොමුව මගින් දත්ත වගුවට සිදුකල වෙනස් කිරීම් ගබඩා කරන්න. (Save the modifications to the table)

(ඔබ ඉවත් කරන්නේ ප්‍රාථමික මූලය ලෙස නම් කල ක්ෂේත්‍රය නම්, පද්ධතිය විසින් ඔබේ ක්‍රියාව සනාථ කිරීමට ඔබෙන් විමසාවි - if you are removing the primary key field, the system will prompt for confirmation )
ඔබ අදාල ක්ෂේත්‍රය ඉවත් කිරීම සනාථ කිරීමට "Yes" බොත්තමත්, ඉවත් කිරීම වලංගු කිරීමට "No" බොත්තමත් ඔබන්න. - click "Yes" to confirm the deletion or click "No" to cancel the operation. )



Navigation

[0] Message Index

[#] Next page

Go to full version