Topic: Learning MS Access..!

[w乇乃ﾶﾑ丂ｲ乇尺]

Microsoft Access දුරස්ථ ඉගෙනුම් පෙළ


"Microsoft Access" කියන්නේ මයික්‍රොසොෆ්ට් "Office" මෘදුකාංග කට්ටලයේ මෘදුකාංග අතරින්, දත්ත සමුදායයන් කළමනාකරණය ( database management )  කරන්න භාවිතා කරන මෘදුකාංගයයි.
"Microsoft Access" මගින් කලින් නිර්ණය කරන ලද හැඩතල මගින් (by using wizard), සැලසුම් අච්චුවක් මගින් (in design view) වගේම ඔබට අවශ්‍ය විදියටත් (by entering data) දත්ත සමුදායයන් නිර්මාණය (create database) කරගන්න පුළුවන්.

ඉස්සර වෙලාම අපි "Microsoft Access" මෘදුකාංගයේ ප්‍රධාන අංග (elements) අඳුනා ගනිමු.

(අපි මේ ඔබව දැනුවත් කරන්නේ "2003" පිළිබඳවයි. ඉන් පෙර සහ පසු අනුවාද (versions) මෙයට වඩා සුළු වශයෙන් වෙනස් වෙන්න පුළුවන උනත්, ප්‍රධාන ක්‍රියාකාරකම් සහ අංග වල වෙනසක් නැහැ.)


1. "Microsoft Access" විවෘත කිරීම (open) (පහත ක්‍රම වලින් එකක් තෝරගන්න ) :

- ඔබේ පරිගණක පුවරුවේ පහල වම් කෙලවරේ ඇති "Start" බොත්තම එබුවාම, මෙනුවක් දිගහැරේවි, ඉන්පසු මේ පිළිවෙල අනුගමනය කරන්න...

Programs >> Microsoft Office >> Microsoft Access

නැත්නම්,
- ඔබේ පරිගණක පුවරුවේ ඇති "Microsoft Access" සඳහා වන කෙටිමග නිරූපකය (shortcut icon) තෝරාගන්න .


2. "Microsoft Access" සංවෘත කිරීම (close)  (පහත ක්‍රම වලින් එකක් තෝරගන්න ) :

- "Microsoft Access" කවුළුවේ (window) දකුණු ඉහල කෙළවරේ ඇති මේ බොත්තම ඔබන්න.

- යතුරු පුවරුවේ (keyboard) "Alt" සහ "F4" යතුරු (keys) දෙකම එකවිට (Alt + F4) ඔබන්න

- "Microsoft Access" කවුළුවේ වම් කෙළවරේ "File"මෙනුවෙන් "Exit" අනු මෙනුව තෝරාගන්න


3. "Microsoft Access" ප්‍රධාන කවුළුවේ (main window) මූලික අංග (elements) අඳුනා ගනිමු.
 (පහත රූපය බලන්න )

>> නාම තීරුව (title bar) : ක්‍රමලේඛයේ නම (name of the program) අඩංගු වෙයි. එහි දකුණු පස කෙළවරට වන්නට ඇති බොත්තම් තුන පිළිවෙලින් මෙසේයි.
- හකුලන්න (minimize)
- විහිදන්න (maximize / restore)
- වසන්න (close)


>> මෙනු තීරුව (menu bar) : "Microsoft Access" හී සියළු විධානයන් (commands) පතන මෙනු (drop down menus) ලෙස පිළියෙල කොට ඇත.

උදා: "File" මෙනුවේ අදාල සියළු අනු මෙනු (sub menu), එහි පතන ලැයිස්තුවේ (drop down list) දැක්වේ

මේ සෑම මෙනුවකටම එක් අකුරක් යටින් ඉරි ඇඳ (underlined) ඇත. එයින් අදහස් කෙරෙන්නේ යතුරු පුවරුවේ (keyboard) "Alt" යතුර සහ ඒ යටින් ඉරි ඇඳි යතුර එකවර එබීමෙන්, අදාල මෙනුවට ලඟා විය හැකි බවයි. ( access the option directly by pressing simultaneously the Alt key and the underlined letter)

- File (Alt + F)

- Edit (Alt + E)

- View  (Alt + V)

- Insert  (Alt + I)

- Tools  (Alt + T)

- Window  (Alt + W)

- Help  (Alt + H)



>> මෙවලම් තීරුව (tool bar) : "Microsoft Access" හී සුලභව භාවිතාවන විධානයන් (commands)වෙත විගසින් ප්‍රවේශ වීමට (access immediately) වෙන් වෙන්ව බොත්තම් ඇත

උදා:  Save    Print


>> තත්ව තීරුව (status bar) : ඔබේ පරිගණක තීරයේ පහතින්ම දැක්වෙන තත්ව තීරුව ඒ එක් එක් අවස්ථාවේ අප විසින් සක්‍රීයව මෙහෙයවන යෙදුමට අදාල තොරතුරු (contains indications / information about the state of the application) නිරූපණය කරයි

[w乇乃ﾶﾑ丂ｲ乇尺]

මේ ඔබට කියා දෙන්න හදන්නේ සරල දත්ත සමුදායක් නිර්මාණය කරගන්නා ආකාරය (Create a Database)

1 වන ක්‍රමය (සැලසුම් අච්චුවක් මගින් (design view) )

1 වන පියවර :  පහත රූපයේ දැක්වෙන ආකාරයට "File" මෙනුවෙන් "New" අනු මෙනුව තෝරාගන්න.



2 වන පියවර : ඉන්පසු ඉහත රූපයේ දැක්වෙන පරිදි "Blank Database" යොමුව තෝරගන්න.


3 වන පියවර : එවිට ඔබට දිස් වේවි,  සංවාද කොටුවක්.(dialog box)
අළුතින් නිර්මාණය කරන දත්ත සමුදාය (database)ඔබේ පරිගණකය තුල ගබඩා කරන්න (save)ෆෝල්ඩරයක් පෙන්වා "Create" බොත්තම ඔබන්න..




4 වන පියවර : ඉන්පසු ඔබට පහත රූපයේ දැක්වෙන  කවුළුව දිස්වේවි. දත්ත සමුදාය (database) තුල දත්ත වගුවක් (data table) නිර්මාණය කරන්න, රූපයේ පරිදි "Create table in Design view" යොමුව තෝරාගන්න.



5 වන පියවර : ඉන්පසු ඔබට දිස්වන්නේ, දත්ත වගුව සකසන්න අදාල වෙන කවුළුවක්.
මේ කවුළුවේ පහළින්ම දිස්වන "General" සහ "Lookup" පටිති සෑම දත්ත ක්ෂේත්‍රයකටම අදාල අතිරේක ගුණාංග (additional properties of each data field) සඳහන් කළ හැකියි.



පහත දක්වා ඇති පරිදි දත්ත වගුවට අදාල දත්ත ක්ෂේත්‍රයකටම (data field), ඒවායේ අඩංගු වන දත්ත ආකෘති (data format) සහ දත්ත තීරයන්හී විස්තරයක් (description) ඇතුළු කරන්න.



දත්ත ආකෘති සෑම කොටුවකම (cell) ඇති පතන ලැයිස්තුවෙන් (drop down list) තෝරා ගන්න.

6 වන පියවර : සෑම දත්ත වගුවකටම ප්‍රාථමික මූලයක් (primary key) නියම කරන්නේ නම් වඩා පහසුයි. නමුත් එය අනිවාර්ය නැහැ.

ප්‍රාථමික මූලයක් නියම කිරීම (assign a primary key) සඳහා පහත පියවර අනුගමනය කරන්න.

(1 ) පළමුව, ප්‍රාථමික මූලය ලෙස නම් කිරීමට ඔබ සිතන දත්ත ක්ෂේත්‍රය තෝරාගන්න (select the data field).

(2 ) ඉන්පසුව රූපයේ දක්වා ඇති පරිදි "Primary Key" නිරූපකය (icon) මෙවලම් තීරුවෙන් (tool menu) තෝරන්න.



(ප්‍රාථමික මූලය ලෙස නම් කල ක්ෂේත්‍රයේ කිසිදු කොටුවක අගයයන් පුනරාවර්තනය වීමක් (value repetition) හෝ අභිශුන්‍ය අගයයන් (null values) පැවතිය නොහැකියි.)

වගුවේ සැකැස්ම නිර්මාණය කර අවසන් වූ පසු, දත්ත වගුව නම් කර ගබඩා කලයුතුය. (save the table)
ඒ සඳහා පහත රූප රාමු වල පරිදි, "Save" නිරූපකය (icon) මෙවලම් තීරුවෙන් (tool bar) තෝරාගෙන, දත්ත වගුවට නමක් සපයා, "OK" බොත්තම ක්ලික් කරන්න.





>> ඔබ විසින් ප්‍රාථමික මූලය සඳහන් නොකර දත්ත වගුව ගබඩා කරන්නට යන විටෙක, ඔබට පහත පරිදි සංවාද කොටුවක් (dialog box) දිස්වේවි.



ඔබ විසින් දත්ත වගුවට ප්‍රාථමික මූලයක් නියම කර නැති බැවින් පද්ධතිය විසින් ප්‍රාථමික මූලයක් නිර්මාණය කරන්න දැයි එම සංවාද කොටුව ඔබෙන් විමසනවා.

ඔබ තෝරාගන්නේ "Yes" බොත්තම නම්, ඔබේ දත්ත වගුව තුල අනුක්‍රමයෙන් අගය වර්ධනය වන (Autonumber) ක්ෂේත්‍රයක් (field) ප්‍රාථමික මූලය ලෙස (define as primary key) නිර්මාණය වේවි.

ඔබේ තෝරාගත්තේ "No" බොත්තම නම්, ප්‍රාථමික මූලයක් රහිතව දත්ත වගුව නිර්මාණය වේවි (saved without a primary key).


දත්ත වගුව නිර්මාණය වූ පසු එය පහත රූපයේ පරිදි ලැයිස්තුගත වී දිස්වේවි.



ඔබට එම වගුවට දත්ත ඇතුලත් කිරීමට (enter data to the table) අවශ්‍ය නම්, අදාල වගුවේ නම මත "double click" කරන්න.
එවිට විවෘත වන්නේ ඔබ නිර්මාණය කල, දත්ත රහිත වගුවයි.



රූපයේ පරිදි එක් එක් කොටුවට අදාල දත්ත ඇතුලත් කොට, "Save" නිරූපකය (icon) මගින් අදාල දත්ත ගබඩා කරන්න.

[w乇乃ﾶﾑ丂ｲ乇尺]

2 වන ක්‍රමය : පූර්ව ලෙස නිර්ණය කරන ලද දත්ත වගු ආකෘතියක් මගින් (using wizard)



1 වන පියවර : ඉහත රූපයේ පරිදි " create table by using wizard " යොමුව තෝරාගන්න.

2 වන පියවර : ඉන්පසුව ඔබට දිස්වේවි පහත පරිදි සංවාද කොටුවක්.



ආදර්ශ දත්ත වගු (sample tables) සහ ඒ එක එකෙහි අඩංගු ක්ෂේත්‍ර (sample fields) මේ සංවාද කොටුවේ ලැයිස්තුගත කර ඇති අතර, ඔබ නිර්මාණය කරන දත්ත වගුවට අවශ්‍ය වන ක්ෂේත්‍ර ඒ අතරින් ඔබට තෝරාගන්න පුළුවන්.
(choose the sample table and sample fields you want to include in your new table)

>> ව්‍යාපාර (Business), පෞද්ගලික (Personal) යන දත්ත වගු වර්ග දෙකෙන් එකක් ඔබේ කැමැත්ත සහ අවශ්‍යතාවය අනුව තෝරාගන්න.
(select a table category, either Business or Personal)

>> එයට අදාලව ආදර්ශ දත්ත වගු "Sample Tables" කොටුවේ ලැයිස්තුගත වේවි. ඉන් ඔබ තෝරාගන්නා දත්ත වගුවට අදාලව එක එකක අඩංගු ක්ෂේත්‍ර "Sample Fields" තුල පෙන්වාවි.
(select a sample table from “Sample Tables” box and the fields that table will be listed out in “sample tables” box)

>> ඔබේ අළුත් දත්ත වගුවට අවශ්‍ය ක්ෂේත්‍ර එයින් තෝරාගෙන "Fields in my new table" කොටුවට යොමු කරන්න.

- තෝරාගත් ක්ෂේත්‍ර එකින් එක යොමු කරන්න
(include chosen fields one by one)
 
- "Sample Fields" ලැයිස්තුවේ ඇති සියළු ක්ෂේත්‍ර එකවිට "Fields in my new table" වෙත යොමු කරන්න.

(include all the fields in “Sample Fields” into “Fields in my new table")

- ඔබට අනවශ්‍ය ක්ෂේත්‍ර " Fields in my new table" සිට ආපසු "Sample Fields" වෙත යොමු කරන්න

- " Fields in my new table " ඇති සියළු ක්ෂේත්‍ර ආපසු "Sample Fields" වෙත යොමු කරන්න


ඔබට මෙහිදී, දත්ත වගු ඕනෑම ගණනකින් ක්ෂේත්‍ර තෝරාගෙන ඔබේ අළුත් වගුවට එකතු කරන්න පුළුවන්. (can include fields from more than one sample table)
ඔබට අනවශ්‍ය ක්ෂේත්‍රයක් පසුව ඉවත් කරන්නටත් හැකියි. (can delete a field later)



"Rename Field" යොමුව මගින් තෝරාගත් ක්ෂේත්‍රයක් සඳහා වෙනත් නමක් ලබාදිය හැකියි.

ඔබට අවශ්‍ය ක්ෂේත්‍ර සියල්ල තොරාගත් පසු, "Next" බොත්තම ඔබන්න.


3 වන පියවර : ඔබේ දත්ත වගුවට නමක් (name the table) යොදන්න.



දත්ත වගුව සඳහා ප්‍රාථමික මූලයක් (Primary Key) නම් කිරීමට ඔබට විකල්ප දෙකක් මෙහි දැක්වෙනවා.

>> පද්ධතිය මගින් ප්‍රාථමික මූලය නම් කිරීමට අවශ්‍ය නම් "Yes, set a primary key for me" යොමුව තෝරාගන්න.

>> ප්‍රාථමික මූලය ඔබ විසින් නම් කරනවා නම් "No, I’ll set the primary key" යොමුව තෝරාගන්න.

ඉන්පසු "Next" බොත්තම තෝරාගන්න.


4 වන පියවර : පහත දිස්වන සංවාද කොටුවේ පතන ලැයිස්තුවෙන් ප්‍රාථමික මූලය සඳහා ඔබ නම් කරන ක්ෂේත්‍රය තෝරන්න. (select the field to name as the Primary Key)



එම ක්ෂේත්‍රයට අඩංගු වන අගයයන් හී දත්ත වර්ග (type of data) නිර්ණය කිරීමට ඔබට විකල්ප 3ක් දිස්වේවි.

>> අනුක්‍රමයෙන් වැඩිවන ලෙස අංක ස්වයංක්‍රීයව ඇතුළු කරන්නට නම් "Consecutive numbers Microsoft Access assigns automatically to new records" යොමුව තෝරන්න.

>> අදාල ක්ෂේත්‍රය සඳහා ඔබ ඇතුළු කරන්නේ අංක පමණක් නම් "Numbers I enter when I add new records" යොමුව තෝරන්න.

>> අදාල ක්ෂේත්‍රය සඳහා ඔබ අංක සහ අකුරු දෙවර්ගයම ඇතුළු කරන්නේ නම් "Numbers and/or letters I enter when I add new records" යොමුව තෝරන්න.


ඔබට අවශ්‍ය ක්ෂේත්‍ර සියල්ල තොරාගත් පසු, "Next" බොත්තම ඔබන්න.


*~* ඉහත 2 වන පියවරෙහි සඳහන් පරිදි, දත්ත වගුවට අදාල වන ක්ෂේත්‍ර තෝරාගත් පසු ඉන් ඉදිරියට නොගොස් ඕනෑම අවස්ථාවක "Finish" බොත්තම තෝරාගැනීමෙන්, ඔබට දත්ත වගුව නිර්මාණය කර දත්ත ඇතුළු කල හැකියි.

"Next" බොත්තම තෝරා ගැනීමෙන් ඉදිරි පියවර වෙත ඔබ යොමු වූ විට ඔබෙන් විමසන්නේ දත්ත වගුවට අදාල තරමක් සංකීර්ණ තොරතුරු.

එබැවින් ඒවා ඔබට අනවශ්‍ය හෝ අපැහැදිලි නම් 2 වන පියවරෙන් පසුව "Finish" බොත්තම තෝරාගෙන, දත්ත වගුව නිර්මාණය කරගන්න..

පහත පරිදි දත්ත ඇතුළු කරන්න.
ප්‍රාථමික මූලය ලෙස ඔබ සඳහන් කල ක්ෂේත්‍රයට ස්වයංක්‍රීයව අගයයන් අනුක්‍රමයෙන් ඇතුළු වේවි..




(අදාල සංකීර්ණ කාරණා අපි ඉදිරි සටහන් වලින් විස්තර කරන්නම් …)

[w乇乃ﾶﾑ丂ｲ乇尺]

 3 වන ක්‍රමය : දත්ත වගුවට කෙලින්ම දත්ත ඇතුලත් කිරීම මගින් (by entering data directly)

1 වන පියවර : රූපයේ පරිදි "Create table by entering data" යොමුව තෝරාගන්න.



2 වන පියවර : දත්ත වගුවේ ක්ෂේත්‍ර නම් කිරීමට, "Field1", "Field2" ආදී වශයෙන් වු ක්ෂේත්‍ර හෙඩිම (Field headings)මත "double click" කර ඔබට අවශ්‍ය පරිදි නම් කරන්න.



දත්ත ඇතුලත් කිරීමෙන් පසු, "Save" යොමුව මගින් දත්ත වගුව නම් කර, එයට ප්‍රාථමික මූලයක් ලබාදී (Primary Key), ඔබ ඇතුළු කල දත්ත ගබඩා කරන්න.

[w乇乃ﾶﾑ丂ｲ乇尺]

දත්ත වගුවක සැකැස්ම වෙනස් කිරීම (Modifying the design of a Table)

ඔබ විසින් සකසන ලද දත්ත වගුවකට අලුතින් ක්ෂේත්‍රයක් එක් කිරීමට (add a column), පවතින ක්ෂේත්‍රයක් ඉවත් කිරීමට (remove / delete an existing column) හෝ වන කවර හෝ වෙනස්කමක් කිරීමට ඔබට අවශ්‍ය වූ විට, පහත විස්තර උපයෝගී වේවි.

>> පළමුව ඔබ දත්ත වගුව අඩංගු දත්ත වගුව විවෘත කරගත යුතුයි.(open the database)
ඒ සඳහා පහත රූපයේ ලෙස 1 වන හෝ 2 වන ක්‍රම වලින් එකක් භාවිතා කරන්න.



1 - මෙවලම් තීරුවෙන් (tool bar) "Open" යොමුව හෝ "File" මෙනුවෙන් "Open" අනු මෙනුව තෝරාගන්න.

2 - ඔබ නිර්මාණය කරගත් දත්ත සමුදායේ නම (name of the database) තෝරාගන්න.

>> ඉන්පසු, ඔබට වෙනස් කිරීමට අවශ්‍ය දත්ත වගුව තෝරාගෙන, පහත රූපයේ දැක්වෙන පරිදි "Design" බොත්තම ඔබන්න.




*~* අළුතින් ක්ෂේත්‍රයක් එක් කිරීම (add a new column)

1 වන ක්‍රමය : දත්ත වගුවේ අවසානයට අළුත් ක්ෂේත්‍රය, එහි දත්ත වර්ගය සහ විස්තරය එක් කරන්න. (go to the end of the table and type in the new field definition)



2 වන ක්‍රමය : ඔබට එම ක්ෂේත්‍රය එක් කරන්නට අවශ්‍ය වන්නේ දැනට පවතින ක්ෂේත්‍ර අතරට නම් ;
පළමුව එම අළුත් ක්ෂේත්‍රය එක් විය යුතු ස්ථානයට පහළින් ඇති ක්ෂේත්‍රය තෝරන්න. (if the new column should come in between two columns, select the column which comes below the new column)
දෙවනුව, රූපයේ පරිදි "Insert Rows" බොත්තම මගින් නව පේළිය එක් කර එහි නම,  දත්ත වර්ගය සහ විස්තරය ඇතුළු කරන්න.



(සැලකිය යුතුය: "Insert Rows" යොමුව මගින් අළුත් පේලි එක්වන්නේ තෝරාගත් ක්ෂේත්‍රයට ඉහළිනි.  ("Insert Rows" option adds a new column above the selected column) )


~*~ පවතින ක්ෂේත්‍රයක් ඉවත් කිරීම (remove/delete and existing column)

1 වන ක්‍රමය : රූපයේ පරිදි, ඔබට ඉවත් කිරීමට අවශ්‍ය ක්ෂේත්‍රය තෝරාගෙන, "Delete Rows" බොත්තම ඔබන්න. (position the cursor on the field to be removed and click "Delete Rows" option )



2 වන ක්‍රමය : ඔබට ඉවත් කිරීමට අවශ්‍ය ක්ෂේත්‍රයට අදාල මුළු පේලියම තෝරාගන්න. (select the whole row corresponding the field) ඉන්පසු, යතුරු පුවරුවේ (keyboard) "Delete" යතුර ( Delete key) ඔබන්න.



එම ක්ෂේත්‍රය සහ එහි ගබඩා කර තිබූ දත්ත සියල්ල ඉවත් වේවි. (The field, as well as the data stored in it will be erased from the table.)
ඉන්පසු "Save" යොමුව මගින් දත්ත වගුවට සිදුකල වෙනස් කිරීම් ගබඩා කරන්න. (Save the modifications to the table)

(ඔබ ඉවත් කරන්නේ ප්‍රාථමික මූලය ලෙස නම් කල ක්ෂේත්‍රය නම්, පද්ධතිය විසින් ඔබේ ක්‍රියාව සනාථ කිරීමට ඔබෙන් විමසාවි - if you are removing the primary key field, the system will prompt for confirmation )
ඔබ අදාල ක්ෂේත්‍රය ඉවත් කිරීම සනාථ කිරීමට "Yes" බොත්තමත්, ඉවත් කිරීම වලංගු කිරීමට "No" බොත්තමත් ඔබන්න. - click "Yes" to confirm the deletion or click "No" to cancel the operation. )

[w乇乃ﾶﾑ丂ｲ乇尺]

දත්ත වගුවක දත්ත වෙනස් කිරීම හෝ අළුතින් එකතු කිරීම (modifying the data in a table )

පහත සඳහන් එක් ක්‍රමයක් තෝරාගන්න.

1. රූපයේ පරිදි දත්ත වගුව (data table) තෝරා "Open" යොමුව තෝරාගන්න.

2. දත්ත වගුව මත "double click" කරන්න.



3. ඔබ සිටින්නේ දත්ත වගුවේ සැකැසුම පෙන්වන කවුළුවේ නම් (Table Design view) පහත රූපයේ පරිදි "Datasheet view" බොත්තම තෝරාගන්න.



ඉන්පසු ඔබට දිස්වන්නේ, පහත පරිදි දත්ත පතක් (Datasheet).



>> ඔබට අවශ්‍ය පරිදි අවශ්‍ය ක්ෂේත්‍ර සඳහා දත්ත ඇතුළු කරන්න.
(ප්‍රාථමික මූලය - ( primary key) සඳහා ඇතුළු කරන දත්ත පුනරාවර්තනය නොවිය යුතුයි. (no repetition of value in the primary key field))

>> එක පෙළකට දත්ත ඇතුළු කිරීමෙන් පසු නැවත අනෙක් පෙළට යාමට යතුරු පුවරුවේ "Enter" යතුර තෝරාගන්න.

ඔබ දත්ත ඇතුළු කල සැණින් ඒවා දත්ත ගබඩාවේ ගබඩා වන බැවින්, නැවත "Save" බොත්තම ඔබා ගබඩා කිරීම අනවශ්‍යයි.
(once we change the record, it will be stored and no need to press "Save" button)

දත්ත ඇතුළු කිරීම් සියල්ල අවසන් වූ පසු දත්ත වගුව වසන්න. (Close the data table once done)


~*~ දත්ත පෙළක් හෝ කිහිපයක් ඉවත් කිරීමට අවශ්‍ය වූ විට (to delete / remove an entire record)

රූපයේ පරිදි, ඔබට ඉවත් කිරීමට අවශ්‍ය දත්ත පෙළ තෝරාගෙන, "Delete Record" බොත්තම ඔබන්න.
නැතහොත්
යතුරු පුවරුවේ "Delete" යතුර ඔබන්න. (Press the Delete key)




~*~  දත්ත පෙළ අතර සංචාලනය වීම (Navigate through the records)

පහත රූපය බලන්න.
අදාල සංචාලන බොත්තම් ඔබට අවශ්‍ය පරිදි තෝරාගන්න. (Select the relevant navgiation button)



- දත්ත වගුවේ පළමු දත්ත පෙළ වෙත පිවිසෙන්න (to go to the first record in the table.)

- තෝරාගත් දත්ත පෙළට පෙර දත්ත පෙළට පිවිසෙන්න (to go to the previous record in the table.)

- ඊලඟ දත්ත පෙළ වෙත පිවිසෙන්න (to go to the next record in the table.)

- දත්ත වගුවේ අවසාන දත්ත පෙළ වෙත පිවිසෙන්න ( to go to the last record in the table)

- දත්ත වගුවේ අවසානයෙන් අළුතින් දත්ත පෙළක් එක් කරන්නට, මේ බොත්තම තෝරාගන්න (To create a new record that is automatically situated at the end of the table)

- දත්ත වගුවේ අඩංගු මුළු දත්ත පෙළ සංඛ්‍යාව දක්වයි (the total number of records is indicated)

- දැනට ඔබ සිටින දත්ත පෙළෙහි අංකය පෙන්වයි. කිසියම් දත්ත පෙළකට කෙළින්ම පිවිසෙන්නට නම්, අදාල දත්ත පෙළෙහි අංකය මෙහි ඇතුළු කර යතුරු පුවරුවේ "Enter" යතුර ඔබන්න. (The current record is indicated in the white box. Write the number of the record we want to go to.
Press Enter key)

 එසේම මේ දත්ත පෙළ අතර සංචාලනය වීමට, යතුරු පුවරුවේ "වම්, දකුණු, ඉහළ සහ පහළ ඊතල යතුරු" ද භාවිතා කල හැකියි. (We can also move around the different fields and records by pressing the ARROW UP, ARROW LEFT, ARROW DOWN, and ARROW RIGHT keys on the keyboard)

[w乇乃ﾶﾑ丂ｲ乇尺]

දත්ත වගුවල ක්ෂේත්‍රයන් හි ක්‍රියාකාරිත්වය පිළිබිඹූ කෙරෙන අතිරේක ගුණාංග (Properties of the fields)

සැලසුම් අච්චුවක් (by Design View) මගින් දත්ත වගු නිර්මාණය කිරීමේදී එම දත්ත ක්ෂේත්‍රයන්ට අදාල වන අතිරේක ගුණාංග (additional characteristics of the fields) සඳහන් කරන්නට "General" සහ "Lookup" යනුවෙන් පටිති (tabs) දෙකක් ඇති බව අප මුල් සටහනක සඳහන් කලා ඔබට මතක ඇති.

ඒ අතිරේක ගුණාංග පිළිබඳවයි මේ පැහැදිලි කිරීම...


මෙම ගුණාංග "General" සහ "Lookup" යනුවෙන් කාණ්ඩ දෙකක දක්වා ඇත. (The properties are grouped in two tabs)



"General" කාණ්ඩයේ දැක්වෙන්නේ එම දත්ත ක්ෂේත්‍රවල ට පොදු ගුණාංග සමූහයයි. (general characteristics of the fields)

"Lookup" කාණ්ඩයෙන් දැක්වන්නේ දත්ත වගු ක්ෂේත්‍ර වලට ඇතුළු කල හැකි / වලංගු අගයයන් ලැයිස්තුවක්.. (define a list of valid values for the field)

“General” පටිත්තේ අඩංගු ගුණාංග එක් එක් දත්ත වර්ගයට අනුව වෙනස් විය හැකි අතර (properties in the General tab can vary for one type of data to another),
"Lookup" පටිත්තේ ගුණාංග වෙනස් වන්නේ අදාල ක්ෂේත්‍රය හා සම්බන්ධව පවතින පාලකය අනුවයි. (properties in the Lookup tab change according to the type of control associated with the field)

සටහන : ඔබ වගුවකට දත්ත ඇතුලත් කල පසු එහි ක්ෂේත්‍රයකට කිසියම් වෙනසක් සිදුකලහොත්, ඔබ මුලින් ඇතුළු කර තිබූ දත්ත සියල්ල අහෝසි වේවි. ( the properties of a field are modified after data has already been introduced, this data may be lost.)

ක්ෂේත්‍ර පරිමාණය (Field Size) :



ක්ෂේත්‍ර පරිමාණය නියම කල හැක්කේ පෙළ (text), අංක ප්‍රභේද (Numeric fields with options) සහ ස්වයංක්‍රීයව අනුක්‍රමයෙන් වැඩිවන (Autonumeric) දත්ත වර්ග වලට පමණයි.

Text- පෙළ : අවම සීමාව 50 සිට උපරිමයෙන් 255ක් දක්වා

Numeric : අංක ප්‍රභේද

1. බයිට (Byte) - පූර්ණාංක (Integer) අගයයන් 0 සිට 255 දක්වා

2. පූර්ණාංක (Integer) - -32,768 සිට 32,767 දක්වා වන පූර්ණාංක (Integer values)

3. Long Integer -  2,147,483,648 සිට 2,147,483,647 දක්වා වන පූර්ණාංක (Integer values)

4. Single - සෘණ අගයයන් (negative values) සඳහා -3.402823E38 සිට -1.401298E-45 දක්වා ද, ධන අගයයන් (positive values) සඳහා 1.401298E-45 සිට 3.402823E38 දක්වා

5. Double - සෘණ අගයයන් සඳහා -1.79769313486231E308 සිට -4.94065645841247E-324 දක්වා ද,  ධන අගයයන් සඳහා 1.79769313486231E308 සිට 4.94065645841247E-324  දක්වා

6. Replication ID - අනුරූකරණ අගයයන් සඳහා

7. Decimal -10^28-1 සිට 10^28-1 අගයයන්

Autonumerical- ස්වයංක්‍රීයව අනුක්‍රමික - පූර්ණාංක (Integer values)


ක්ෂේත්‍ර ආකෘතිය - හැඩතල (Field Format)

තිරය මත හෝ දත්ත වාර්තා මත දත්ත නිරූපණය වන ආකාරය සැකැසීම සඳහා සඳහා මේ ක්ෂේත්‍ර ආකෘති භාවිතා කෙරේ. (used to personalize the way in which data is presented on the screen or in a report.)

අංක සහ විනිමය දත්ත වර්ග (Numeric and Currency fields) සඳහා :

General number - අංක නැවත සැකසීමකින් තොරව, ඇති සැටියෙන් නිරූපණය කරයි (presents numbers in the same way as they have been introduced)

Currency - ක්ෂේත්‍රයේ අගය විනිමය අගයයක් ලෙස දහසේ අගයයන් ලෙස සකසා නිරූපණය කරයි. උදා: 1,000,000 $
(presents the values introduced with a thousandth separator and the assigned monetary symbol)

Euro - දත්ත අගය යුරෝ විනිමය ලකුණ සමග නිරූපණය කරයි (uses the currency format, with the euro symbol.)
උදා: €

Fixed-  දත්ත අගය දහසේ අගයයන් ලෙස සැකසීමක් නොමැතිව නිරූපණය කරයි (values without the thousandth separator.)
උදා: 100000 $

Standard - දත්ත අගය දහසේ අගයයන් ලෙස සකසා නිරූපණය කරයි (values with the thousandth separator.)

Percent - දත්ත අගය 100න් ගුණ කර ප්‍රතිශතයක් ලෙස නිරූපණය කරයි

Scientific - දත්ත අගය විද්‍යාත්මකව අංකනය කර නිරූපණය කරයි (presents the number with scientific notation.)


දිනය සහ වේලාව අඩංගු ක්ෂේත්‍ර (Date / Time fields) -

General date: - දිනය හෝ වෙලාව හෝ එම අගයයන් දෙකම ඔබ විසින් ඇතුළු කල අයුරින්ම (the entered value, either the date or the time or both is shown as it is)
උදා: 3/4/93', '05:34:00 PM' හා '3/4/93 05:34:00 PM'.

Long date - සතියේ දිනය සහ වසරේ මාසය සම්පූර්ණ ලෙස (date is seen together with the day of the week and the month in full) උදා: Monday, August 21, 2000.

Medium date - දිනයට සහ මාසයට අංක දෙක බැගින් යොදා (presents the month with the first 3 letters)
උදා: 21-Aug-2000

(මෙහිදී 1/1/10 සහ 31/12/29 අතර දිනයන් වසර 2000 සහ 2029 අතර කාලයට ද, 1/1/30 සහ 31/12/99 අතර දිනයන් වසර 1930 සහ 1999 කාලයට ද අදාලවන ලෙස සැලකේ.   )

Long time : කිසිදු සැකසීමකින් තොරව සාමාන්‍ය ආකෘතියෙන් වේලාව දිස්වේ. (presents the time in normal format)
 උදා:  05:35:20 PM

Medium time : "AM" හෝ "PM" ආකෘතියෙන් වේලාව දිස්වේ (presents the time in PM or AM format.)
උදා:  5:35 PM

Short time : තත්පර හෝ "AM" / "PM" ආකෘතියෙන් තොරව වේලාව දිස්වේ (presents the time without seconds neither PM.) උදා: 17:35.


Yes / No-  මේ වෙනුවට "On / Off" හෝ "True / False" ලෙසද ආකෘති තෝරාගත හැක.
ක්ෂේත්‍රය ආශ්‍රිත පාලකය (control associated with the field) අනුව ඇතුළු කල යුතු අගයයන් වෙනස් වේ.

>> පාලකය සැලසුම් කොටුවක් (checkbox) නම් - "Yes", "True" හෝ "On" සඳහා සැලසුම් කොටුව මත හරි ලකුණ යොදන්න. (select the checkbox)

"No", "False" හෝ "Off" සඳහා සැලසුම් කොටුවේ හරි ලකුණ ඉවත් කරන්න (de-select the checkbox)

>> සංයුක්ත කොටුවක් (combo box) හෝ පෙළ කොටුවක් (text box) නම් : "Yes", "True" හෝ "On" සඳහා අදාල කොටුව මත "1" හෝ "On" ඇතුළු කරන්න. (enter 1 or On )

"No", "False" හෝ "Off" සඳහා අදාල කොටුව මත "0" හෝ "Off" ඇතුළු කරන්න. (enter 0 or Off)


"Text" සහ "Memo" ක්ෂේත්‍ර සඳහා පෙර නිර්ණය කරන ලද ආදර්ශ ආකෘති (predefined formats) පවතින අතර, පෙළ ක්ෂේත්‍ර (can create custom formats) සඳහා ඔබේ රුචිය පරිදි ආකෘති ලබාදිය හැකියි.

[w乇乃ﾶﾑ丂ｲ乇尺]

දත්ත වගුවල ක්ෂේත්‍රයන් හි ක්‍රියාකාරිත්වය පිළිබිඹූ කෙරෙන අතිරේක ගුණාංග ..ඉතිරිය....
(Properties of the fields Contd....)

දශමස්ථාන (Decimal Places): අංක හෝ විනිමය අගයක් සඳහා තිබිල යුතු දශමස්ථාන දැක්වීමට හැක. (indicate the number of decimals to assign to a Number or Currency type data.)


Input mask :- දත්ත ඇතුළු කිරීම පහසු කිරීමට කිසියම් ආකෘතියක් නියම කල හැකිය. (used to ease the data entry and to control the values that users are permitted to enter in the field)
උදා : දුරකථන අංකය සඳහා (__)__- __


සංඥා නාමය (Caption) : - කිසියම් ක්ෂේත්‍රයක නම දිස්විය යුතු ආකාරය දැක්විය හැක. (indicate how to visualize the title of the field.)
උදා : ක්ෂේත්‍රයේ නම (name of the field) "Birth" වුවද, වාර්තා සහ පෝරම (Reports and Forms) ආදියෙහි ඔබට එය
දිස්විය යුත්තේ "Date of Birth" ලෙස නම්, "Caption" හී එය දැක්විය හැක.

පෙරනිමි අගය (Default Value) : කිසියක් ක්ෂේත්‍රයක අප විසින් කිසිදු අගයක් ඇතුළු නොකල විට, ඒ සඳහා ස්වයංක්‍රීයව ගබඩා විය යුතු අගය දැක්විය හැක. (value automatically stored in the field if no value is entered)


වලංගුකරණ රීති (Validation Rules) : කිසියම් ක්ෂේත්‍රයකට දත්ත ඇතුළු කිරීමේදී යම්කිසි නියම කරගත් සීමාවන්ට අනුකූලව දත්ත ඇතුලත් විය යුතු නම්, අදාල වලංගුකරණ රීති මෙහි සඳහන් කල හැකිය. (control the entry of data according to a specified criteria)

උදා: අදාල ක්ෂේත්‍රයට ඇතුලත් කලර දත්ත 100 සහ 2000 අතර පරාසය තුල විය යුතු නම්, වලංගුකරණ රීතිය මෙසේ දැක්විය හැකිය.
>= 100 and<=2000

වලංගුකරණ පෙළ (Validation text) : වලංගුකරණ රීතියට අනුකූල නොවන ලෙස කිසියම් අගයක් දත්ත ක්ෂේත්‍රයකට ඇතුලත් කිරීමේදී පරිශීලකයාට ඒ බව දැන්විය යුතුනම්, අදාල පණිවුඩය මෙහි දැක්විය හැක. (the text  to appear in the case if the user tries to enter a value into a field that does not comply with the validation rule )


අවශ්‍යයි (Required) : දත්ත ක්ෂේත්‍රයකට අගයක් ඇතුළු කිරීම අවශ්‍යමද නැතිද යන වග දැක්විය හැක. (indicate whether the field should have a value or not)
මෙහි "Yes" යැයි සටහන් කොට, අගයක් ඇතුළු කිරීම අවශ්‍ය යැයි දැක්වුවහොත්, වලංගුකරණ රීති වලට අනුකූලව නිවැරදි අගයක් දත්ත ක්ෂේත්‍රයට ඇතුළු කල යුතුය.

"No" යනුවෙන් සටහන් කලහොත්, එම ක්ෂේත්‍රය හිස්ව තැබිය හැක.

සුචිගත කිරීම (Indexed) :
දත්ත වගුවල දත්ත වර්ගීකරණය සහ කාණ්ඩගත කිරීම වේගවත් කරයි. (an indexed field speeds up the sorting and grouping)
මෙහි සඳහන් කල හැකි අගයයක් 3කි.

"No" - අදාල ක්ෂේත්‍රයට සුචියක් නොමැත

"Yes (Duplicates OK)" - අදාල ක්ෂේත්‍රය සුචිගත කල හැකි අතර අගයයන් පුනරාවර්තනයට ද අවකාශ ඇත.

"Yes (No duplicates)" - අදාල ක්ෂේත්‍රය සුචිගත කල හැකි අතර අගයයන් පුනරාවර්තනයට අවකාශ නොමැත.

[w乇乃ﾶﾑ丂ｲ乇尺]

දත්ත වගු අතර පවතින සබැඳියාවන් (Relationships between Data tables)

දත්ත සමුදායක (database) ඇති දත්ත වගු (data table) වල අප නොයෙක් තොරතුරු ගබඩා කරනවා. ඒ වගේම එම දත්ත යොදාගෙන නොයෙකුත් මෙහෙයුම් (operations) සිදු කරනවා. මේ මෙහෙයුම් සියල්ල පහසු කරගත හැකි ක්රමයක් තමයි මේ දත්ත වගු අතර සබැඳියාවන් (relationship) ඇති කර ගැනීම.

1. දත්ත පුනරාවර්තනය වීම වැලැක්වීම (avoid data duplication)

2. මතකය සහ දෘඩ තැටියේ ඉඩ කඩ ඉතිරි වීම (save space in memory and disk)

3. දත්ත හා සම්බන්ධ මෙහෙයුම් හා දත්ත භාවිතයේදී අනවශ්ය ලෙස කාලය වැය නොවීම (speed up the execution and use of date)
දත්ත වගු අතර සබැඳියාවන් ඇති කර ගැනීම නිසා අපට ඇතිවන පහසුකම්.

දත්ත වගු අතර සබැඳියාවන් ඇති කිරීමේදී අපි සම්බන්ධ කරන්නේ කිසියම් දත්ත වගු දෙකක දත්ත ක්ෂේත්ර දෙකක්..
( A relationship is an association that is established between columns (fields) in two tables.)

එම දත්ත ක්ෂේත්ර දෙකෙහිම දත්ත වර්ග සමාන විය යුතු අතර, දත්ත ඇතුළත් කර තිබීම ද අනිවාර්යයි.
(Data types of both columns should be same and both columns should have data entered)

දත්ත සබැඳියාවන් නිර්මාණය කිරීමට පෙර, දත්ත වගු අතර ඇතිවිය හැකි එවැනි සබැඳියාවන් වර්ග පිළිබඳ පුංචි පැහැදිලි කිරීමක් මේ.

- One-to-One Relationship -- දත්ත වගුවක එක් දත්ත පෙළක් තවත් දෙවැනි දත්ත වගුවක එය හා සසැඳෙන දත්ත පෙළක් සමග පමණක් තිබීම (one record in a table can have only one matching record the another table and vice versa)

- One-to-Many relationship -- දත්ත වගුවක එක් දත්ත පෙළක් තවත් දෙවැනි දත්ත වගුවක එයට ගැලපෙන දත්ත පෙළක් සමග පමණක් සබැඳියාවක් පවතීම සහ යටකී දෙවැනි දත්ත වගුවේ දත්ත පෙළක් හා ගැලපෙන දත්ත පෙළ කිහිපයක් පළමු දත්ත වගුවේ පැවතීම (record in a table can have only one matching record in the other table, and a record from the second tablecan have many matching records in the first table.)

(බහුලව භාවිතයේ පවතින සබැඳියාවකී ) (most commonly used)

- Many-to-Many Relationship -- පළමු දත්ත වගුවේ එක් දත්ත පෙළක් හා සසැඳෙන දත්ත පෙළ කිහිපයක් දෙවන දත්ත වගුවේ තිබීම සහ දෙවන දත්ත වගුවේ එක් දත්ත පෙළක් සමග සසැඳෙන දත්ත පෙළක් පළමු දත්ත වගුවේ තිබීම ( record in a table can have many matching records in a second table and when a record in the second table can have many matching records in the first table.)

[w乇乃ﾶﾑ丂ｲ乇尺]

දත්ත වගු අතර සබඳතාවක් ගොඩ නගන ආකාරය (Creating relationships between data tables)

1 වන පියවර : "Microsoft Access" හි ඔබ කළින් නිර්මාණය කල දත්ත සමුදාය  විවෘත කර ඔබ යා යුතුයි "Relationships" කවුළුව වෙත. ඒ සඳහා විලක්ප දෙකක් තිබෙනවා.
පහත රූප බලන්න.







"Tools" මෙනුවේ "Relationships" අනු මෙනුව හරහා හෝ මෙවලම් තීරුවේ (Tool bar) "Relationships" නිරූපකය හරහා ඔබට "Relationships" කවුළුවට පිවිසිය හැකියි.


2 වන පියවර : ඉන්පසු ඔබට දිස්වන්නේ සබැඳියාව නිර්මාණය කිරීම පිණිස ඔබ සම්බන්ධ කලයුතු දත්ත වගු තෝරාගැනීම සඳහා "Show Table" සංවාද කොටුවක්.



ඔබට අවශ්‍ය දත්ත වගු එකින් එක තෝරාගෙන "Add" බොත්තම ඔබන්න. නැතහොත් අදාල දත්ත වගුව මත "double click" කරන්න.
(Click on one of the tables required in the relationship and click on the Add button; or double-click the name of the table.)
අවසන "Close" බොත්තම ඔබා එම සංවාද කොටුවෙන් ඉවත් වන්න. (click on the Close button to finish adding tables.)


3 වන පියවර : දැන් ඔබ තෝරාගත් දත්ත වගු සියල්ල "Relationship" කවුළුවේ දිස්වේවි.



දැන් වගු දෙක සම්බන්ධ කරමු.
ප්‍රධාන දත්ත වගුවේ ඔබ විසින් තෝරාගත් ක්ෂේත්‍රය දෙවන දත්ත වගුවේ ඒ හා සසැඳෙන ක්ෂේත්‍රය මතට හෙලන්න (to create the relationship, drag the field of the principal table to the equivalent field in the related table.)

(සාමාන්‍යයෙන් මෙහිදී සම්බන්ධ කෙරෙන්නේ දත්ත වගු දෙකෙහි ප්‍රාථමික මූලයන් ලෙස සලකන ක්ෂේත්‍ර දෙකයි. - Normally you drag the primary key of the primary table.)


4 වන පියවර : දැන් ඔබට දිස්වන්නේ "Edit Relationships" සංවාද කොටුව.



ඔබ විසින් සම්බන්ධ කල දත්ත වගුවල නම් (related tables), දත්ත ක්ෂේත්‍ර වල නම් (related fields) එහි දක්වා ඇති.
"Enforce Referential integrity" සැලසුම් කොටුව තෝරන්න (click on "Enforce Referential integrity" checkbox too activate it )

Referential integrity සක්‍රීය කිරීමෙන්--ප්‍රධාන දත්ත වගුවේ සසැඳෙන දත්ත පෙළක් නොමැතිනම් එය හා සම්බන්ධ අනෙක් දත්ත වගුවේ දත්ත පෙළට අගයයන් ඇතුළු කිරීමට ඉඩ නොලැබේ.
(Referential integrity will not allow the user to insert a record in the related table if there is no matching record in the primary table.)

"Cascade Update Related Fields" යනු මෙසේ සම්බන්ධ කල ක්ෂේත්‍ර අතුරින් එකකට කිසියම් වෙනසක් සිදුකල විට එය හා සම්බන්ධ අනෙක් ක්ෂේත්‍රද ඒ හා සමගම වෙනස් වීමයි. (when a value is changed in the related field in the primary table, the values in its related records in the related table will be automatically changed.)


"Cascade Delete Related Records" යනු මෙසේ සම්බන්ධ කල ක්ෂේත්‍ර අතුරින් එකක් ඉවත් කිරීමේදී එහි බලපෑම එය හා සම්බන්ධ අනෙක් ක්ෂේත්‍ර සඳහා ද ඇතිවීමයි. (when a record is deleted from the primary table, all of the related records in the related table will also be deleted)

ඔබගේ අවශ්‍යතාවය අනුව මේ විකල්ප තෝරාගන්න.

ඉන්පසුව සබැඳියාව නිර්මාණය කිරීම සඳහා "Create" බොත්තම ඔබන්න.

දත්ත වගු මේසේ "Relationships" කවුළුවේ දිස්වේවි.